Wie mit offenen Rechnungen von Kunden umgehen?

Kurz vorab: Offene Rechnungen sind ein großes Ärgernis für alle beteiligten Parteien.

Als Existenzgründer kenne ich mich mit dem Problem aus, dass zwar genügend Aufträge vorhanden sind und diese auch professionell und zufriedenstellend ausgeführt wurden, aber nach der Rechnungsstellung ist leider kein Geldeingang auf dem Firmenkonto zu sehen. Nicht wenige junge Unternehmen und Startups gehen an der Zahlungsmoral der Kunden kaputt. Es ist nicht lustig, wenn ein ganzer Monat fleißig gearbeitet wurde, Fremdkosten entstanden sind und am Ende des Monats die eigenen Unternehmenskosten nicht bezahlt werden können. Dies führt nicht gerade zu mehr Schlaf und schon gar nicht zu einem erholsamen.

Mit der Zeit haben wir es immer öfters mit einem Inkassounternehmen versucht, aber bei kleineren Rechnungen trauten wir uns den Gang zum Anwalt oder vor das Gericht auch nicht. Zu unsicher waren wir uns bei Themen rund um das Online-Marketing. Da kommt es uns entgegen, dass es Anbieter gibt, die einem die Rechnungen gegen eine kleine Gebühr abkaufen und der Geldeingang hergestellt wird. So kann weiter gearbeitet, Mitarbeiter bezahlt und neue Aufträge entgegen genommen werden, ohne sich erstmal um die offenen Posten in der Buchhaltung zu kümmern. Ein Anbieter hat da in den Medien und mit gezielten Facebook-Kampagnen besonders große Aufmerksamkeit auf sich gezogen, was uns zu einem Probelauf bei bezahlt.de* geführt hat.

Damit kein Missverständnis aufkommt!

Natürlich bedeutet solch eine Kooperation nicht, dass bei einer Verweigerung der Zahlung des Kundens es nicht ebenso den normalen Ablauf des Mahnwesens kommt, sondern dieser Anbieter eher für den flüssigen Geldverkehr sorgen kann, wenn wir als Unternehmer für einen kurzen Zeitraum sicher sein können, dass der Kunde die Rechnung bezahlen wird. Dies bedeutet, dass wenn Sie als Unternehmer einen Kunden haben, der gerne das erstrebte Zahlungsziel um ein paar Wochen oder Monate verschiebt, sie gegen eine kleine Gebühr das Geld bereits erhalten, um es für Ihr Unternehmen zu nutzen. Wir haben zum Beispiel von Anfang an einen Kunden, der einige Rechnungen gerne sammelt und nicht zeitnah bezahlt, wir aber zu 100% sicher sein können, dass das Geld irgendwann kommen wird. Sollte dies nicht der Fall sein, dann muss das Geld natürlich an bezahlt.de* zurück überwiesen werden. Hier wird einem kein Geld geschenkt, sondern die zeitnahe Bezahlung einer Rechnung innerhalb von 24 Stunden garantiert.

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Für Neukunden hat bezahlt.de* ein besonderes Angebot, denn die erste Rechnung wird bei einer Gebühr von 1,99 % überwiesen. Danach steigen die Gebühren ab 2,4 %, aber für kleinere Unternehmen lohnt sich der Test dieses Anbieters und ein persönliches Gespräch mit einem Kundenberater, um die individuellen Konditionen zu besprechen.

Eigene Erfahrungen mit bezahlt.de

Die persönliche Erfahrung ist, dass dieser Anbieter seine Versprechen hält und auch die Gebühr bei der zweiten Rechnung im Rahmen bleibt. Es gibt halt die Pappenheimer, die später bezahlen und da ist es doch schön, wenn das Geld vorher schon fließt. Wir haben die Gebühr einfach vertraglich mit dem Kundne festgehalten und daraufhin sein Zahlungsziel nach hinten verschoben. Bei neuen Kunden würden wir es niemals riskieren aus Schulden die ein Kunden bei unserer Firma hat, Schulden von uns bei einer anderen Firma zu machen, weil sich da ein Teufelskreis anbahnt. Bei größeren Projekten, wo mehrere Parteien beteiligt sind, kann es immer mal vorkommen, dass der Geldfluss sich ein wenig verzögert und da kann bezahlt.de* eine schnelle und zuverlässige Hilfe sein.

Auch wenn ich diesen Artikel mit Hilfe eines Affiliate-Programms schreibe, um vielleicht ein wenig von Ihrem Vertrauen als Leser zu profitieren, kann ich Ihnen diesen Anbieter wirklich empfehlen. Bedenken Sie bitte meine Warnung und verlassen sich nicht zu sehr auf die Zahlungsmoral Ihrer Kunden. Selbst bei Zweifeln sollten Sie immer überlegen, ob Ihre aktuelle Auftragslage eine Rückbuchung ermöglichen würde. Lassen Sie sich aber niemals in diesen Teufelskreis, bestehend aus unnötigen Schulden, reinziehen. Ich weiß, dass ich als Dienstleister für Online-Marketing es wesentlich leichter habe, denn Serverkosten, Template-Kosten und die Preise für Bilder halten sich in Grenzen, wobei sich Materialkosten bei anderen Branchen sich auf einem ganz anderen Level abspielen.

Alternativen im Umgang mit offenen Kundenrechnungen

Natürlich müssen Sie nicht immer eine dritte Partei in Ihren Konflikt mit einem Auftraggeber oder Kunden einbeziehen. Hier sind meine alternativen Tipps im Umgang mit offenen Rechnungen:

Kommunikation ist das A und O

Sprechen Sie mit Ihrem Kunden. Bevor Sie eine Zahlungserinnerung schreiben sollten Sie Kontakt aufnehmen und das persönliche Gespräch suchen. Vielleicht hat der Kunde eine Erklärung für seine Situation und stellt Ihnen eine zeitnahe Bezahlung in Aussicht. Notieren Sie sich dieses neu ausgemachte Zahlungsziel und starten erst nach einem zweiten Gespräch Ihr Mahnwesen.

Die erste Zahlungserinnerung

Auch wenn es eine Floskel ist, aber sprechen Sie immer auf Augenhöhe mit Ihrem Kunden, auch wenn Sie sauer und wütend über dessen Zahlungsmoral sind. Wenn Sie das ganze zu einem Streit machen, dann wird es sich eventuell verfahren. Gerade wenn Sie den juristischen Weg nicht gehen wollen, dann üben Sie sich schweren Herzens in Geduld und Verständnis in der ersten Zahlungserinnerung.

Vorsicht bei der Zurücknahme Ihrer Arbeit

Leider dürfen wir als Unternehmer unsere Arbeiten nicht zurückverlangen, weil es die Arbeitsfähigkeit des Kunden benachteiligen würde. In meinem Fall bedeutet dies, dass ich keine Webseiten abschalten kann, wenn ich diese zwar erstellt, aber nicht bezahlt bekomme. Ich bin kein Jurist, aber habe von einem Handwerker auch mal gehört, dass Sie keine Materialien mehr ausbauen oder zurücknehmen dürfen, wenn die Rechnungen unbezahlt bleiben. Um da sicher zu gehen empfehle ich Ihnen den Kontakt zu dem richtigen Fachanwalt für Ihr Problem.

Das bleibt Ihnen am Ende

Trotz allen Lösungen, um offene Rechnungen endlich einzufordern, bleibt Ihnen am Ende der Stress und der Verlust wichtiger Arbeitszeit, um Ihr Unternehmen zu verwalten und wachsen zu lassen. Eigentlich möchte ich am liebsten einen Artikel darüber schreiben, was Unternehmen alles kaputt machen, wenn Sie ihren Rechnungen nicht nachkommen. Es schadet nicht einem Unternehmen, sondern auch vielen Menschen, die von Ihrer Arbeit leben oder gar Familien ernähren müssen. Vielleicht können Sie Rechnungen nicht bezahlen, weil Sie in einer Notlage sind, aber da kommen wir wieder zu dem Punkt „Kommunikation“. Sprechen Sie mit Ihren Kooperationspartnern und informieren diese über Ihre aktuellen Probleme mit der Liquidität. Dann kann Ihr Partner mit dieser Situation planen und Sie können gemeinsam eine Lösung finden. Über alles kann gesprochen, aber eines geht einfach nicht: Sie als Schuldner müssen sich melden und nicht das Unternehmen, welches auf Ihre Rechnungen wartet.

Bildquelle: Pixabay-User Cobanams
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