Ein Schlüsselkasten ist aus vielen Gründen in Unternehmen ein wichtiger Ort. Zum einen ist es ein Thema im Bereich der Sicherheit, denn ein Unternehmen muss eine Strategie für den Zugang und die Verteilung der wichtigen Schlüssel haben. Es gibt den Schlüsselkasten in vielen Varianten für Unternehmen, die alle bestimmte Funktionen beinhalten und Eigenschaften erfüllen müssen.
Unser Schlüsselkasten ist versteckt
Wir haben diverse Schlüssel für einzelne Bereiche in unserem Unternehmen, die sind nicht direkt von Relevanz im Bereich der Sicherheit. Wir haben den Schlüssel für den Aufzug der Mülltonnen in den Keller dort liegen und noch einen Schlüssel für den Keller. Dazu kommt noch ein Schlüssel für die Balkontür, doch wenn ein Einbrecher eh schon bei uns in den Räumlichkeiten ist, dann darf er auch die Vorzüge unseres Balkons genießen. Es sind unwichtige Schlüssel, bei dessen Verlust keine großen Konsequenzen auf uns warten.
Vorschriften für sicherheitsrelevante Schlüssel
Im Bereich des Arbeitsschutzes, des Brandschutzes, Steuerrecht und auch des Versicherungsschutzes gibt es klare Vorschriften und Gesetze, wie und wo Schlüssel aufbewahrt werden müssen. Der Zugang zu bestimmten Schlüsseln oder dem Schlüsselkasten sind in den Richtlinien zwischen dem Unternehmen und den Mitarbeiter:innen geregelt. Wichtig ist, dass die Maßnahmen bei dem Verlust eines Schlüssels klar formuliert sind, um in einem entsprechenden Fall zeitnah reagieren zu können.
Schlüsselkonzept bei einem Brandfall
Der Brandschutz regelt auch die Aufbewahrung von Schlüsselkästen. Brandschutztüren sind hier ein bekanntes Wort, aber auch ansonsten müssen die Zutrittsregelungen in einem Notfall geklärt sein, wie zum Beispiel in abschließbaren Lagerräumen, Tresore und ähnliche Bereiche in einem Unternehmen, die nicht grundsätzlich öffentlich zugänglich sind.
Steuerrecht beinhaltet Aufbewahrungspflichten
Im Steuerrecht sind die Fristen für die Aufbewahrung von verschiedenen Dokumenten vorgeschrieben. Es geht aber nicht nur um die allgemeinen Aufbewahrungen, sondern auch die Sicherheitsmechanismen die für eine sorgfältige Aufbewahrung sorgen. Der Schlüssel zum Dokumentenschrank muss ordnungsgemäß im Unternehmen aufbewahrt werden. Darum lohnen sich in den meisten Fällen zentrale Schlüsselkästen, die den Großteil der wichtigen Schlüssel enthalten, aber dessen Schlüssel nur die dafür unterwiesenen Mitarbeiter:innen halten.
Versicherungen prüfen Standort von Schlüsselkasten
Der Versicherungsschutz sieht auch vor, dass es Eindringlingen in ein Unternehmen nicht zu einfach gemacht wird. Wenn hinter der ersten Tür direkt der gesamte Schlüsselkasten mit allen Schlüsseln auf alle Besucher:innen wartet, dann kann das bei der Schadensmeldung zu großen Problemen führen.
Schlüsselkasten in der Finanzbranche
Gerade in der Finanzbranche arbeiten noch viele Unternehmen sehr analog. Gleiches trifft natürlich auf die Ämter zu. Je mehr Papier, Verträge, Briefwechsel und Formulare ein Unternehmen anfertigen muss, desto wichtiger wird irgendwann ein Schlüsselkonzept für die Verwaltung und Absicherung bestimmter Bereiche. Wenn wir mit sensiblen Daten arbeiten, dann verlangt es der Datenschutz und somit auch das Gesetz, dass wir uns für die Sicherheit dieser Daten einsetzen.
Schon Erfahrungen mit einem schlecht gewählten Schlüsselkasten gemacht? Haben Sie ein entsprechendes Konzept für die Verwaltung von Schlüsseln? Wir freuen uns auf die Kommentare.
