Mit dem wachsenden Erfolg eines Unternehmen sind immer mehr Mitarbeiter erforderlich, welche nach und nach eingestellt werden. Allerdings stellen sich damit bestimmte formelle und gesetzliche Verbindlichkeiten ein, welche der Unternehmer unbedingt zu beachten hat. Dazu gehört vor allem die Abwicklung der monatlichen Zahlung von Gehältern und Löhnen, genauso wie diverse Meldepflichten. All diese Dinge laufen in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung zusammen, wobei zwischen diesen beiden Begriffen ein Unterschied besteht. So ist das Gehalt eine geregelte und monatliche Bezahlung des angestellten Mitarbeiters. Dagegen richtet sich der Lohn meist an den erbrachten Stunden aus, zum Beispiel bei freiberuflichen Arbeitskräften, solche Abrechnungen müssen nicht monatlich erfolgen.
Der Gesetzgeber gibt vor, dass auf der Lohnbuchhaltung klar zu erkennen sein muss, wann genau sie erstellt wurde sowie für welchen Zeitraum sie ihre Gültigkeit hat. Darüber hinaus muss das Brutto-Gehalt enthalten sein, genauso wie die detailgenauen Abzüge und das anschließend verbleibende Netto-Gehalt.
Wichtige Schritte bei der Lohnbuchhaltung
Zur Lohnbuchhaltung gehört auch die Pflege der Stammdaten und die Führung von Lohnkonten für jeden einzelnen Mitarbeiter. Es muss stets sichergestellt sein, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Erfordernisse zur Meldung von notwendigen Zahlungen wie der Lohnsteuer und den Krankenkassenbeiträgen gewährleistet sind. Das Lohnkonto enthält alle Daten, welche sowohl für den Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber relevant sind, um korrekte Abrechnungen zu erstellen. So lassen sich im Verlauf der Lohnbuchhaltung die Gehaltsabrechnungen vorbereiten und diese dem Mitarbeiter am Ende des Monats aushändigen.
Zu den Unterlagen gehören noch eine Auszahlungsliste, Meldebescheinigung für die Sozialversicherungen und ein Lohnjournal. Jedoch ist im eigenen Unternehmen nicht immer das Personal vorhanden, um die Lohnabrechnungen akkurat und rechtsgültig zu erstellen. Speziell neu gegründete und kleine Betriebe haben oft nicht das Budget, um einen versierten Experten in diesem Bereich anzustellen.
Alternativen zur internen Lohnbuchhaltung
Die im eigenen Unternehmen intern durchgeführte Lohnbuchhaltung ist sehr arbeits- und zeitaufwändig, sie sollte nur von erfahrenen Fachkräften erledigt werden. Ansonsten können sich schnell Probleme einstellen, welche schwerwiegende Folgen haben. Als Lösung bietet sich das Outsourcing an, wobei ein außenstehendes Lohnbüro die tägliche Personalarbeit übernimmt. Dabei spielt die Anzahl der Mitarbeiter keine Rolle, da die verwendeten Programme auch Lohnabrechnungen für extrem viele Arbeitskräfte durchführen können. Mit der Zahlung eines kostengünstigen Festpreises profitieren Unternehmen von der Expertise des Fachpersonals und können auf eine moderne sowie rechtssichere Abrechnungssoftware vertrauen.
Weitere Aufgabengebiete bei der Lohnbuchhaltung
Nachdem die Löhne und Gehälter erfasst, abgerechnet und gebucht sind, muss die Lohnbuchführung noch weitere Aufgaben erfüllen. Basierend auf dem Lohnkonto entsteht die Basis für die Berechnung der gesetzlichen Unfallversicherung, genauso wie folgende Meldungen:
- Arbeitslosenversicherung
- Pflegeversicherung
- Rentenversicherung
Sobald neue Mitarbeiter angestellt werden, sind diese unverzüglich anzumelden. Auf diese Weise erfolgt automatisch der Erhalt des Nettowertes vom jeweiligen Entgelt. Dagegen ist bei ausscheidenden Angestellten eine zeitnahe Abmeldung erforderlich. Des Weiteren zählt auch die Meldung der errechneten Beiträge für die Sozialversicherungsträger zu den vielen Aufgaben der Lohnbuchhaltung. Im Falle einer eventuellen Krankheit erfolgt eine Fortzahlung der Lohnkosten, die ebenfalls gesetzlich geregelt ist. Nur mit einer korrekten Durchführung der Lohnbuchhaltung agieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Rahmen der zahlreichen Vorschriften, welche der Gesetzgeber diesbezüglich erlassen hat.
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