1. Oktober 2022
Registrierkassen

Alles, was Sie über Registrierkassen wissen müssen

Wer an Registrierkassen denkt, hat vermutlich Kassen vor Augen welche Münzen und Scheine aufbewahren und Kassenbelege ausdrucken. Noch wichtiger ist jedoch, dass Registrierkassen für eine genaue und manipulationssichere Aufzeichnung der Umsätze sorgen. Moderne Registrierkassen können allerdings noch mehr. Sie erstellen jederzeit einen vollständigen und rechtlich einwandfreien Kassenbericht. Zudem bieten sie ein Warenwirtschaftssystem, eine einfache Kundenverwaltung oder sogar ein Mitarbeitermanagement.

Wenn Sie sich fragen, ob Sie eine Registrierkasse brauchen, welche Arten es gibt und was die rechtlichen Anforderungen sind, dann sind Sie hier genau richtig. In diesem Artikel erklären wir Ihnen alles, was Sie über Registrierkassen wissen müssen.

Welche Branchen brauchen eine Registrierkasse?

In Deutschland gibt es noch keine Registrierkassenpflicht. Für Unternehmen, die hauptsächlich Bargeschäfte abwickeln, ist die Anschaffung einer Registrierkasse dennoch sehr empfehlenswert. Beispiele für solche Unternehmen sind Firmen aus dem Einzelhandel, der Gastronomie und der mobilen Dienstleistungsbranche (z. B. Foodtrucks, Taxis, Marktstände).

In bargeldintensiven Branchen verbessern Registrierkassen das Kundenerlebnis und erleichtern die Arbeit. Im Einzelhandel beispielsweise sollten nachgefragte Artikel immer ausreichend auf Lager sein. Eine praktische Funktion der Registrierkasse ist hier also die Anbindung an das Warenwirtschaftssystem. In der Gastronomie ist eine Registrierkasse auch eine Schnittstelle zum Gast. Wichtige Funktionen einer modernen Kasse sind in dieser Branche daher die drahtlose Bonübermittlung an die Küche und die Tischübersicht und -bestellung. Nicht zuletzt wird in der mobilen Dienstleistungsbranche „unterwegs“ gearbeitet. Deshalb ist es entscheidend, dass die Kasse onlinefähig ist und auch bei einem Internetausfall zuverlässig funktioniert.

Welche Arten von Registrierkassen gibt es?

Die verschiedenen Arten von Registrierkassen reichen von einfachen bis zu High-Tech-Kassen:

  • Einfache Registrierkassen ermöglichen die manuelle Eingabe von Preisen, die optionale Zuordnung einer Warengruppe und die Erstellung von rudimentären Verkaufsstatistiken. Allerdings ist eine langfristige Speicherung und kurzfristige Auswertung der Daten nur begrenzt möglich.
  • POS-Systeme ermöglichen zusätzlich den bargeldlosen Zahlungsverkehr. Häufig sind POS-Systeme PC-Kassen.
  • PC-Kassen sind noch leistungsfähiger. Sie ermöglichen die Erfassung von Produkten per Barcode-Scan oder die direkte Auswahl über die Benutzeroberfläche. So verhindern sie Fehler und Manipulationen. Darüber hinaus ermöglichen sie aussagekräftige Verkaufsstatistiken auf Produktebene. Zu guter Letzt können sie Daten mit dem digitalen Buchhaltungssystem oder Warenwirtschaftsprogramm austauschen.

Die neueste Innovation: webbasierte Registrierkassen

In letzter Zeit hat eine Innovation den Markt im Sturm erobert: Registrierkassen, die ganz einfach über einen Internet-Browser oder eine App benutzt werden können. Ein Beispiel für einen Anbieter solcher webbasierten Registrierkassen ist ready2order. Der große Vorteil dieser Registrierkassen ist, dass die Kassendaten nicht physisch, sondern in der Cloud gespeichert werden. Das macht die Registrierkassen sehr flexibel: Sie können von überall und mit jedem Gerät bedient werden. Außerdem sind die Kosten sehr gering. Software-Updates können zum Beispiel einfach und schnell heruntergeladen werden, ohne dass in neue Hardware investiert werden muss.

Was sind die rechtlichen Anforderungen an eine Registrierkasse?

Um Steuerhinterziehung zu verhindern, verlangt der Fiskus seit dem 1. Januar 2017 von Unternehmen, dass sie die in der Registrierkasse erfassten Daten manipulationssicher aufbewahren. Papierausdrucke sind nicht ausreichend. Konkret handelt es sich um folgende Daten:

  • Journal
  • Historie der Artikel, Warengruppen und Preise
  • alle Einzelpositionen (z. B. Einnahmen, Ausgaben, Retouren)
  • Stornobuchungen
  • Z-Bons (Nachweis der Tageseinnahmen)
  • Auswertungen zum Tagesabschluss
  • Bedienungs- und Programmieranleitung für die Registrierkasse
  • Protokollierung der Einsatzorte (z. B. bei Foodtrucks)
  • Einrichtungsprotokolle
  • vollständige Erfassung aller Änderungen (z. B. Programmierung, Stammdaten, Auswertungen)

Der Fiskus betrachtet die Vernachlässigung dieser Aufbewahrungspflicht als einen wesentlichen Mangel in der Buchführung. Dies kann dazu führen, dass die Buchführung nicht akzeptiert wird und die Einnahmen geschätzt werden. In der Regel ist dies zum Nachteil des betreffenden Unternehmens, sprich es müssen höhere Steuern bezahlt werden.

Bildquelle: Pixabay-User:in be4te

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