Meine geschätzte und hilfsbereite Steuerberaterin erinnert mich nun höflich seit Monaten, dass meine Firma eine Verfahrensdokumentation erstellen muss. Ich habe mich heute diesem Thema angenommen und habe auf www.awv-net.de ein Muster für die Erstellung der Verfahrensdokumentation gefunden. Ich habe mir das kostenlose Dokument runtergeladen und mich munter an die Arbeit gemacht. Insgesamt sind es fast 60 Seiten, aber ich war wirklich motiviert und hatte Lust mich auf das Thema einzulassen. Doch ziemlich schnell musste ich erkennen, dass diese Gesetze und Richtlinien immer abstruser wurden. Nun möchte ich mich gerne über dieses Thema hier auskotzen und habe dazu natürlich die Arbeit an der Verfahrensdokumentation unterbrochen. Dieser Blog-Artikel wird also informativ und befreiend, denn mein erster Impuls war die Verlegung unseres Firmensitzes nach Hongkong.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation ist eine betriebliche Richtlinie, die den Umgang mit Belegen organisieren soll. Durch die Aufbewahrungsfristen dieser Belege in Deutschland müssen Unternehmen tonnenweise Papier horten, auch wenn diese bereits digital mit der Steuerberaterin kommunizieren. Dieser Zustand bedarf eigentlich keine weiteren Worte, denn hier wäre allenfalls das Facepalm-Emoji angbebracht. Aber gut. Gesetz ist Gesetzt. Vorgabe ist Vorgabe.
In der Verfahrensdokumentation wird der Umgang mit Belegen, die in Papierform vorliegen und empfangen werden. Dabei geht es auch um die Belege, die gescannt und digitalisiert werden. Haarklein und bis in das letzte Detail gibt es in dem Muster die Vorlagen, die ausgefüllt werden können, sollten und müssten. Meinen ersten Anfall bekam ich bereits bei dem Punkt der eingesetzten Hardware und Software, denn da wird angegeben, dass alle Details der vorhandenen Computer angegeben werden müssen. Dazu ist zu wissen, dass diese Verfahrensdokumentationen bei jeder Änderung eine Ergänzung braucht, die in der Änderungshistorie nachgefasst werden sollte. Bei uns werden Computer alle 6-12 Monate aufgerüstet oder nachgerüstet und Programme bekommen mehrfach im Jahr ein Update. Jetzt wird euch niemand einen Strick daraus drehen, wenn die Versionsnummer eurer Software nicht immer aktuell nacherfasst wurde, aber allein die Tatsache dass der Name der Software nicht ausreicht, zeigt den unglaublichen Dschungel dieser Dokumentation.
Tipps zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation
Nach Rücksprache mit meiner Steuerberaterin habe ich erfahren, dass diese Muster natürlich nur eine Vorlage ist, aber das interne Verfahren der Umgänge mit Belegen auch in eigenen Worten beschrieben werden kann. Der Ablauf vom Versand und Empfang, über den Versand an exerne Unternehmen, über die Lagerung gemäß der Aufbewahrungsfristen, bis hin zu der Vernichtung aller Belege nach Ablauf der Fristen muss aufgezeigt werden. Das Muster für die Erstellung der Verfahrensdokumentation ist perfekt und ausführlich, aber für kleine Unternehmen viel zu komplex. Am besten halten Sie sich an die Überschriften und schreiben in eigenen Wörtern ihre internen Prozesse nieder. Für unsere Agentur gibt es keine andere Möglichkeit, weil unsere internen Prozesse zwar strukturiert und gemäß den Vorschriften sind, aber ein Großteil nicht auf unsere Branche zutrifft.
